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小故事:9.财务老总的烦恼

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楼主
发表于 2018-5-11 01:08:14 | 只看该作者 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式
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本帖最后由 cpa家 于 2018-5-11 02:27 编辑

某财务老总L,和同行朋友们M/E/H/G聚会。

都是一帮老会计了,彼此之间诉诉工作中的苦闹,已经成为习惯。
L吐苦水,最近我们的应付会计,经常会跟采购员争吵,起因是现金采购的问题。
我们公司是做项目销售和安装的,在项目现场,有些配件需要采购员在当地附近采购,采购员先垫支钱,把配件采购回来后,交给项目的仓管开入库单,然后工程人员就会马上把配件拿去用。
采购员拿着入库单和发票,到总部找应付会计签字,应付会计审核签字后,采购员走完下面的手续,找出纳拿到报销款,这个流程就走完了。
可最近,应付会计感觉有部分现金采购好像存在重复报销的情况,就说要核对一下,采购员就不乐意了,问应付会计哪里重复了,应付会计一时之间又说不出来,但又不愿意马上签字,采购拿不到钱,就开始发飙咯。随着这样的事情越来越多,采购部经理都找我投诉了,我只能当一下和事佬。虽然我相信应付会计的怀疑不是胡说八道,但他说人家有问题的时候,又没办法立马拿出凭据来,这就理亏了嘛。

M:应付会计为什么怀疑?
L:应付会计在审现金采购的报销单时,记得有些配件的采购他已经签过字。应付会计私底下也问过几个项目仓管,有时候采购员会找项目仓管要求补开入库单或者是要存根联用来报销,理由是原先的入库单不见了,或者是放裤子里面泡水烂了。
E:项目仓管即使给了存根联或者是补开入库单,也不等于采购有做重复报销的事情,也许人家的确把自己那一联搞丢了呢?最好还是把之前报销的现金采购单据拿出来核对一下。或者是让项目负责人担起重复报销的管理责任来,这字可不能随便签的。
L:不现实不现实,报销配件采购的单子太多了,如果每个采购员报销现金采购都要核对他前面的报销单据,那工作量就太大了。而且,我们的流程有点长,上一张报销单还在老总那里放了好几天等审批,下一张报销单又来找应付会计签字。如果想依赖项目经理和项目负责人的审核,会遇到两个问题,一是相当于让项目经理承担目前应付会计的部分职责,理论上可以,实际上,呵呵。二是项目经理和项目负责人很忙的,没精力也没动力去管这些琐事。
G:那就大量减少现金采购嘛,做好采购计划,开发一些长期合作的配件供应商,走月度统一结算。
L叫苦:你们是不知道啊,配件没办法做计划,因为项目现场用到的配件规格很多很多,且用到多少配件、用什么规格的配件,都是项目经理、项目负责人在现场根据实际情况来决定的,并且有时候客户又会提出变更的意见,这时候配件也得跟着改。理论上有办法做这些配件的需求计划和采购计划,但做起来耗时太长,项目部肯定不配合。
H:你们对项目现场的配件、材料的进销存,应该没有实时纳入ERP系统对吧?
L:一直没办法实时纳入ERP系统。我们项目现场的配件材料的采购和领用,都是项目仓管手工开具入库单、领用单,然后根据入库单和领用单登记电子表格。月度结束后,项目仓管把纸质的入库单、领用单和盘点表一起交给应付会计,同时把仓库的电子表格发给应付会计。应付会计这时候才根据纸质单据录ERP系统的入库,并和电子表格的纪录进行核对。在应付会计录入库单之前,采购们老早就拿着报销单要钱了。
H:如果你们的ERP系统客户端的数量足够,并且有专门的IT人员,那这事情可以很简单。
L:怎么简单法?
H:首先,现在的问题是系统数据的录入滞后于现金采购的报销,所以没办法用系统来实现现金采购报销的审核,对吧?
L:的确如此,其他的设备采购,从计划,到合同到订单到入库到付款,我们都是在系统里面走审批程序,只有项目现场的配件和材料是走手工单。
H:我分几种情况说一下我的意见。

第一种,最完美的。
如果对于配件采购入库,能在系统中实现实时录入,那相应的采购款报销,也就可以通过系统来控制,避免重复报销。
也许你们可以考虑,在项目现场开通网络,让项目仓管通过远程连接的方式登录ERP系统,将配件入库录入ERP系统,并打印出来系统的入库单,将其中的结算联交给采购员用于报销。
这样采购员报销配件采购款时,应付会计凭纸质的系统入库单,在系统中调出对应的入库纪录做申请付款,如果发现系统中该入库单已经付款完毕或者已经申请付款,那就代表此次的报销申请有问题。

L:我打断一下,如果项目现场也用上了ERP系统,可采购员还是以付款联丢了泡水了为理由,让仓库再次打印付款联给他用来报销呢?
H:这个不是问题,之所以说要用系统,核心是应付会计在系统中对配件入库单做全额申请付款,只要已经全额申请付款,就没办法再次申请。我想你担心的是另外一个问题,也就是我下面要说的非理想状态。
L:你说。

H:第二种情况,在项目仓管也使用ERP系统的前提下,可能由于单据较多、现金采购发生频率很高等各种原因,应付会计没办法对配件入库单在系统一一做申请付款。也就是说,没办法通过系统的申请付款纪录来控制重复报销。
这种情况下,就得依赖纸质单据做付款和报销的“唯一性”控制。公司应做出明文规定,采购员报销配件现金采购款项,应凭打印出来的ERP系统入库单的“结算联”作为报销依据,如果没有“结算联”,原则上不予报销。
对于采购员丢失了结算联,要求项目仓管补充打印,这种要求是没办法禁止的,但需要进行重复报销的预防。可以在系统中设置单据的打印次数。也就是入库单会显示第几次打印。应付会计在审单的时候,如果发现入库单标注着第二次、第三次打印,则应对该入库单是否已提交申请报销做重点核查。这也就避免了,不管是哪个采购员的现金采购报销,都要查看他前面全部的报销纪录来检查是否重复。只要入库单标注着第一次打印,基本上是没问题的,重复报销的可能性极低。

L:好,第二种方法比较好,适合我们公司的情况。我们的现金采购报销太多了,应付会计没办法老看着系统,而且按照第一种办法的话,如果应付会计有时候忘记在系统做申请付款,也容易照成漏洞。

H:其实吧,所谓的付款和报销的“唯一性”控制,在纯手工状态下,是通过入库单的联次不同来实现的,也就是我想说的第三种情况。
以前有经验的老财务们,都会要求仓库的纸质入库单,至少设置一式四联,分别是记账联、结算联、仓库联、存根联。在手工账的情况下,记账联交给财务用于存货采购入库记账,结算联交给采购部用于申请付款或申请报销,仓库联用于仓管登记仓库台账,存根联则作为重要的备查资料统一存档保管。拿着记账联、仓库联、存根联用来申请付款申请报销,那都是不允许的。如果采购丢失了结算联,只能去复印存根联,凭存根联复印件走申请手续。而财务人员看到复印件,肯定会留心一点。在日常的申请付款和报销时,财务人员应找出对应的记账联,检查结算联和记账联一致后,对于已经已经签字的付款申请和报销,在财务联上做标注。这时候,采购人员拿多少张重复的复印件来报销来申请付款,都过不了关的。
当然了,这种做法如果遇上现金采购很多,财务人员会累死。不过如果有仓库的入库电子台账,在台账上做标注也能起到同样的作用。

G:还真是,以前我刚毕业在国企工作的时候,那时候的老会计,就是这样要求的,每次出纳付完款,把报销单交给老会计,老会计都会拿出一叠入库单的记账联,找出相应的单据,在上面标注一个三角形。

H:内控的东西,不管是手工状态,还是启用了ERP系统,还是用了多高端的系统,其内在的控制思路还是一样的,换汤不换药而已。只不过,我们现在的工作分工倾向于模块化、细致化,懂核算的不懂内控,懂内控的不懂系统,懂系统运用的不懂IT。这样就导致了公司花了大把银子上ERP系统,真正能发挥出作用的却很少。
L:哈哈哈哈哈,我们的系统前后花了几百万,目前能达到的作用就是核算细化一些,另外按照各部门的需求做了很多定制的报表。要说作为管理的重要工具,目前还达不到。除了对设备的控制,目前我们的ERP系统简直就是一套报表系统而已。
M:和我们的情况一个样,ERP系统走ERP系统的,日常的业务开展还是靠邮件靠OA靠电话靠开会,给我的感觉,现在的系统只是解决了数据收集的问题,远远还达不到用来做管理的作用。

H:系统是美好的,可运用系统的人,可就没那么完美了。人员素质如何?人员变动率高吗?系统基础资料准确性和全面性如何?系统数据的录入及时吗?系统操作规范吗?系统本身具备的功能能满足企业的个性化管理需求吗?系统需要做多大规模的二次开发?企业对系统运用的需求有前瞻性吗?企业自身能够将系统需求系统化、清晰化的表达出来吗?来源于决策层的对系统的想法稳定吗?各部门能做到统一思想、齐心合力把系统用起来嘛?这说起来就长了去了。
工具始终只是工具,工具用的好不好,其基础是工具的设计和工具的制作,所以类似SAP和ORACLE人家的收费很高,这无可厚非。但关键,工具的作用发挥,还是在于用工具的人,在于企业自身的管理文化和管理水平,能否为工具的运用提供合适的环境和条件。管理水平和文化是系统应用的根基,不在这方面下功夫,想依赖上系统解决问题的,要吗是烧钱买个好东西放着发挥不出作用,要吗是被系统折磨的死去活来。
系统啊,最多就是锦上添花,无法做到雪中送炭。

L:停、停、停,H,你又开始愤青啦。
H:我只是见过和听过,太多的企业对系统的应用轻重不明而已。
在场的几个人,都笑了。



留个讨论的小话题:关于H提出第一种解决方法,ERP系统中,配件采购款项的付款申请的发起,由应付会计来处理,合适吗?不合适在哪里?有办法解决不?

评分

1 查看全部评分
沙发 2楼
发表于 2018-5-14 13:22:08 | 只看该作者
有系统的情况下还是用手工,对系统来说是一种极大的浪费,逐步实现用系统来解决,分阶段进行
藤椅 3楼
 楼主| 发表于 2018-5-14 15:07:01 来自手机 | 只看该作者
hilljian 发表于 2018-5-14 13:22
有系统的情况下还是用手工,对系统来说是一种极大的浪费,逐步实现用系统来解决,分阶段进行

同时运行着三十多个项目,全都配上客户端,那也是笔费用
板凳 4楼
 楼主| 发表于 2018-5-14 15:14:06 来自手机 | 只看该作者
hilljian 发表于 2018-5-14 13:22
有系统的情况下还是用手工,对系统来说是一种极大的浪费,逐步实现用系统来解决,分阶段进行

赞同分阶段逐步解决,实践中这是很有效的经验。很多企业被软件公司忽悠,恨不得十几个模块一步到位,更有为了IPO新三板而上软件的,全国多个分支机构都同步上线,而不是先试点形成经验后再全范围推广
报纸 5楼
发表于 2018-5-15 21:33:12 | 只看该作者
cpa家 发表于 2018-5-14 15:14
赞同分阶段逐步解决,实践中这是很有效的经验。很多企业被软件公司忽悠,恨不得十几个模块一步到位,更有 ...

最怕这种大干快上的
地板 6楼
发表于 2018-5-21 17:33:33 | 只看该作者
付款申请的发起,由应付会计来做是不太合适的。应付会计在这个流程中应该处理审核的位置。所以,付款申请应该由业务人员发起,应付会计审核,财务经理批准,出纳付款。对应手工流程,由是业务人员做报销单,应付会计审核,财务经理批准,出纳付款。对于这个话题,我对工作流程理解不太到位,全程没有看到采购申请这个环节,注重这个环节的把控,也可以有效的避免重复报销,同明,还能把控多购。
7
发表于 2018-5-22 09:13:48 | 只看该作者
8
发表于 2018-6-13 11:09:07 | 只看该作者
成熟的企业,可以采用项目配建预算制度,年度配建费用管控
9
发表于 2018-6-15 15:35:03 | 只看该作者
小故事之4怎么没有下文了?这一系列故事让人受益良多啊
10
发表于 2018-6-29 17:15:04 | 只看该作者
好经验,谢谢分享
11
发表于 2018-7-2 15:37:54 | 只看该作者
采购由应付会计来申请,个人觉得是不合适的,应该由需求部门向主管部门申请,批准后向供应商采购,供应商发货后验收合格入库,再由经办人申请报销,应付会计或者公司的费用报销会计审批,财务部负责人签字确认,出纳再将报销款打给经办人。

12
发表于 2018-8-22 11:17:00 | 只看该作者
如果上erp系统的话完全可以把采购计划、入库、验收付款结算形成一个闭环,根据入库单生成应付款结算单,根据应付款结算单付款,即使重复打印也无法报销。
13
发表于 2018-9-20 13:45:07 | 只看该作者
小故事大道理
14
发表于 12 小时前 | 只看该作者
caozl77 发表于 2018-8-22 11:17
如果上erp系统的话完全可以把采购计划、入库、验收付款结算形成一个闭环,根据入库单生成应付款结算单,根 ...

说的好
15
发表于 12 小时前 | 只看该作者
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